business brand 1mln 6

 
Володимир Чеповий
спільно інвестувати
 
Володимир Полевий
захистити свій бізнес
 
Юрій Гусєв
розповісти про свій бізнес
 
Світлана Власова
розвивати свій бізнес
 
Олексій Чуєв
включитися у бізнес-події

Новости компаний

Понеділок, 01 жовтня 2018 18:39

Електронний документообіг — невід’ємна частина успіху вашого бізнесу!

В епоху глобальної інтернетизації треба йти в ногу з часом. При цьому необхідно відчувати себе безпечно. Ольга Віславних, начальник відділу консалтингу по рішеннях EDI & ECM на російському й українському ринках COMARCH S.A., розповіла, як працює в Україні система електронного документообігу та які гарантії і переваги від неї отримує клієнт

— У процесі впровадження в Україні електронного документообігу ваша компанія фактично є першопрохідцем і в цьому сегменті працює 12 років.

— Так, але ще 10 років тому це було дуже складно. Іноді для компанії-замовника потрібно було спеціально купувати комп’ютер для цілей впровадження електронного документообігу. Доступність і якість інтернету на початку 2000-х років ще були проблемою, хоча зараз в це важко повірити.

 

— Але давайте все-таки зупинимося на сьогоденні й на днях прийдешніх. Багато хто, напевно, чув про таке поняття, як електронний документообіг, але мало хто розуміє, що це таке насправді. Давайте розставимо всі крапки над “і” й розповімо детальніше, що являє собою EDI, в чому його переваги, чим він відрізняється від звичайного документообігу тощо.

— Електронний документообіг — це насамперед обмін даними між компаніями, між системами компаній. Переваги від впровадження EDI отримуємо тоді, коли наші системи “говорять” одна з одною однією мовою, а для того щоб вони все ж заговорили однією мовою, існують оператори електронного документообігу.

Постараюся легко і доступно пояснити, як це відбувається на практиці. Я є продавцем, а мій партнер є покупцем. Моя внутрішня облікова система може вивантажити замовлення у формі квадрата. А мій покупець може прийняти це замовлення лише у формі трикутника або ромба. Але я не можу налаштувати формати під кожного партнера. Особливо якщо це стосується торгівлі: торговельних мереж, електронної комерції тощо, коли йдеться про сотні партнерів та різні особливості компаній. Проте зараз ми (оператор електронного документа обороту) можемо з квадрата зробити, умовно, будь-яку фігуру. Ми структуруємо процеси, відходимо від зайвої праці та допомагаємо системам партнерів “говорити” одна з одною і “розуміти” одна одну.

 

— У яких сегментах впровадження EDI може принести максимальну користь?

— Зараз електронний документообіг найзатребуваніший у торгівлі. Він покриває весь цикл від замовлення до закриття угоди. Основна його перевага в тому, що це дуже спрощує та оптимізує процес купівлі-продажу. Адже кількість документів в даних цивільно-правових договорах неймовірно велика. Також до системи вже підключилися банківські установи, логістика, FMCG. Є приклади повної відмови від паперового ланцюжка. Ми можемо довести, що зараз укладення угоди без надання паперових копій абсолютно реальне.

Щоб наочно уявити основні процеси, які може покривати електронний документообіг, пропоную подивитися на схему:

Дистриб’ютор і торговельні мережі

Дистриб’ютор

Замовлення

Відповідь на замовлення

Повідомлення про відвантаження

Повідомлення про прийняття

Товарна накладна

Податкова накладна

Повідомлення про повернення

Інструкція з повернення

1          2          3

Електронний документообіг дозволяє максимально інформувати замовника про всі циклі угоди. Наприклад, якщо замовлено 10 шоколадних цукерок, а на складі виявилося лише 9, замовник дізнається про це раніше, ніж отримає своє замовлення, і це не буде для нього неприємним сюрпризом. Адже замовник завжди розраховує заповнити всі місця на полицях свого магазину. Своєчасне попередження про недостачу будь-якого товару в одного постачальника, дозволяє замовнику зробити додаткове замовлення в іншої компанії. Таким чином рівень втрачених продажів торговельної мережі значно знижується.

Завжди видно і повідомлення про прийняття і про відвантаження — це означає, що на складах ще до приїзду машини люди вже знають, скільки даного товару надійде. Це не ручне вбивання, це не кількагодинне очікування, поки машину буде розвантажено, поки оператор все вручну внесе в системи, поки товар перераховується. В середньому процес прийому товару скорочується на 20-30 хвилин. Загалом, завдяки всьому цьому можна також обчислити і проаналізувати, які процеси в угоді некоректно працюють, і, відповідно, у цих напрямках впроваджувати оптимізацію та моніторинг.

Всі накладні: податкова і товарна, акти звірки, акти виконаних робіт, реєстрація — це все переходить в юридично значущий електронний документообіг. На папері залишається лише документ, що супроводжує водія. На жаль, без підтвердження товару, який він везе, і цілі поки не обійтися.

 

— Будь-яка компанія може бути вашим клієнтом або є певні вимоги?

— Насправді так, будь-яка компанія. А от як компанія зможе це організувати, залежить лише від неї, від її мотивації рухатися в ногу з часом і від того, як вона сама розуміє, що їй це вигідно. А нам, у свою чергу, вигідно підключати якомога більше компаній, щоб максимально перевести паперовий документообіг в електронний. Це позитивно впливає не лише на результати окремих компаній, але й підвищує ефективність економіки в цілому.

 

— Чому для переважної більшості компаній цей процес обмежується лише входом у спеціальні додатки?

— Все залежить від зрілості компанії та кількості документів, з якими ми працюємо. Ми намагаємося вести освітню роботу, інтегрувати різні системи. Деякі побоюються, впроваджують виключно найлегші елементи та залишаються на цьому етапі. Багато компаній не знаходять часу, щоб докласти зусиль для такого ривка, який в подальшому значно полегшить роботу співробітників. Є все-таки якийсь ментальний страх перед чимось істотно новим, хоча на ринку ми активно працюємо вже понад 12 років.

Ми, повторюся, проводимо активну освітню роботу, розповідаємо, що в нас є логістичний оператор, тобто якщо нам зробили замовлення на поставку, ми цей товар і пакуємо. Якщо є якийсь момент дезінтеграції, то нам не треба телефонувати і довго вирішувати проблему, ми відправляємо електронний документ, де вказуємо логісту: “Візьми товар А, поклади на місце 1, 2, 3, достав до такого часу визначеному клієнту”. І це все в електронному вигляді, і все чітко відстежується — це також є інструментом прозорості, що виключає корупційні схеми. Таким чином, атмосфера між партнерами поліпшується. Суперечок і конфліктних ситуацій стає значно менше, адже ми можемо проконтролювати весь процес, підняти історію. А навіть якщо і трапляється якась суперечка, то її вирішення також спрощується у порівнянні з випадками, які бувають у паперовому ланцюжку документообігу.

Як показала практика, дуже багато часу у співробітників забирає саме пошук конкретного документа, перебирання паперів тощо. З EDI-технологіями цей процес нівелюється, завдяки йому можна дуже швидко підняти архівований історичний документ.

 

— Яка все-таки ціна питання?

— Все залежить від того, наскільки глибоко ми хочемо інтегруватися. Якщо ми робимо найелементарніші з’єднання, то це абонементні оплати, які розраховуються залежно від кількості документів.

 

— А мінімальну ціну можете назвати?

— Ну, наприклад, 100 документів на місяць коштують близько 200 гривень. Насправді для компанії — це взагалі не гроші. Відповідно, з кількістю документів зростає і ціна. Також на ціну впливає вид пакета.

 

— Вашими клієнтами є досить багато відомих українських компаній. Які найуспішніші проекти?

— Так, ми працюємо з близько 60 мережами і близько 3000 постачальниками — як локальними, так і міжнародними.

Найтісніша і найтриваліша співпраця у нас з компанією “Метро Кеш енд Кері Україна”. Зокрема, ми є центральним оператором електронного документообігу цього ритейлора, а також співпрацюємо на локальних ринках компанії.

Ще в 2005-2006 рр. ми починали освітній процес, підключали до EDI постачальників, пояснювали, що це таке, навіщо це потрібно. А 2016 р. ми повністю закрили у продуктивному режимі весь ланцюжок — ми відмовилися від паперу, крім, як зазначалося, супровідного документа машини.

Варто відзначити, що все підлягає системному контролю: реєстрація податкової накладної, відповідність документів, наявність підписів, і завдяки цьому гроші постачальнику потрапляють швидше. А співробітники можуть зосередити свої зусилля на важливіших або навіть креативних завданнях у своїй компанії.

 

— А тепер про безпеку. Ми вже стикалися з хакерськими атаками, з вірусами, згадаємо лишень недавній вірус Petya, то як діяти в таких ситуаціях?

— У нас є секрет. Вірус Petya нас ніяким чином не зачепив.

 

— Як же ви захищаєтеся, адже за ці 12 років через вас пройшла неймовірна кількість документів?

— Завдяки тому, що частина якоїсь документації, історії між партнерами була переведена в електронну форму, вона була в наших системах. Таким чином, компанії, що постраждали від вірусної атаки, могли через нашу систему переглянути всі свої архівні дані, а також відновити їх. У нашій компанії забезпечення безпеки стоїть на найвищому рівні та є головним пріоритетом. Ваша довіра Comarch — це гарантія вашої безпеки. Наш дата-центр знаходиться в штаб-квартирі компанії у Кракові. Рівень захищеності дата-центрів — це 3-4-й рівень, ми постійно проходимо сертифікацію, у нас налагоджена охорона будівлі, навіть є своя система енергопостачання, якщо центральна міська система не впорається зі своїм завданням чи стануться якісь перебої. Також у нас спеціальна система пожежної безпеки, адже ми зберігаємо дані наших досить великих клієнтів.

Ми надаємо послуги не лише електронного документообігу в торгівлі, ми працює в усіх галузях економіки: у нас зберігаються дані банків, нас постійно аудіюють. Ба більше, я, як співробітник, не потраплю до офісу компанії без спеціальної карти доступу. Територія наших будівель обгороджена і знаходиться під постійною охороною.

 

— А багато за 12 років було спроб хакерських атак?

— Так, вони періодично трапляються. У Comarch є окрема команда професіоналів, які спеціалізуються виключно на системі безпеки, тому наші системи надійно захищені і продумані. Додатковим елементом безпеки є резервні плани щодо захисту й резервні дата-центри.

 

— Що ви порадите компаніям, щоб вони могли себе убезпечити в різних ситуаціях, наприклад, в разі збою системи, поломки комп’ютерів, збою в енергопостачанні?

— Насамперед всередині компанії має бути елементарна освіченість в питанні захищеності: трапляються випадки, коли пароль від якогось акаунту виглядає чимось подібним цифрам “1, 2, 3, 4” і до того ж ця інформація висить на стінці для загального огляду, або весь відділ користується одними даними доступу до акаунту з документацією, не завжди належним чином підходять до використання ЄЦП... Гадаю, таких прикладів можна назвати багато. Великим кроком буде вже не допускати таких інцидентів. З точки зору впровадження електронного документообігу я рекомендую для інтеграційних з’єднань обирати транспортні протоколи з високим рівнем безпеки, а в разі використання веб-додатків — стежити за доступом до документації та акаунтів з особистимичутливимиданими співробітників, особливо це стосується юридично значущих документів.

Для уточнення деталей і підключення звертайтеся у службу підтримки Comarch EDI ServiceDesk за телефоном 0 800 300 142, або на електронну адресу Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.. Додаткову інформацію про систему B2B Network і компанії COMARCH ви зможете знайти на сайті https://www.comarch.ru/trade-and-services/data-management/e-invoicing/

Раз на тиждень ми відправляємо дайджест з найцікавішими та актуальними матеріалами.